Efficient time management én een onovertroffen focus op kwaliteit voor Immoscoop

Na een aanzienlijke groeifase had vastgoedplatform Immoscoop nood aan meer structuur en efficiëntie om verder te kunnen groeien. Gedurende zes maanden werkten we intensief samen met het Immoscoop-team om interne processen te optimaliseren en hen te ondersteunen in hun groeitraject. 

Founding story

Immoscoop brengt een meerwaarde voor makelaars door voor een verhoogde zichtbaarheid van hun panden te zorgen. Door de panden op een hoogwaardige manier te presenteren, worden makelaars sneller opgemerkt. Het doel van Immoscoop? Het netwerk van lokale handelaars vergroten en hen online in the picture zetten. 

Analyse

We gingen van start met diepte-interviews met de stakeholders per afdeling. Daarnaast analyseerden we de interdepartementale samenwerkingen en data-uitwisselingen. Aan de hand van deze analyses werd al snel duidelijk dat heel wat processen nog handmatig werden uitgevoerd, wat zorgde voor een grote foutmarge. Er werd heel wat tijd gespendeerd aan het opsporen van die fouten en zoeken naar de juiste oplossing. 

Met de focus op de optimalisatie van 3 operationele processen gingen we afdelingsgewijs aan de slag. Hierbij analyseerden we elk proces afzonderlijk om de belangrijkste knelpunten te identificeren en gingen we op zoek naar mogelijke oplossingen. Pas daarna gingen we van start met een ander element. 

Helpdesk

Om de klantondersteuning te optimaliseren zorgden we ervoor dat elke vraag binnen 24 uur opgepikt en opgelost werd. Ook werd een systeem geïmplementeerd om technische vragen beter te kunnen beantwoorden. Klanten worden vanaf nu op een vlotte en efficiënte manier geholpen. 

Digitale onboarding flow

Om het aangaan van contracten te versnellen en ze zo eenvoudig mogelijk te maken, werd een geautomatiseerd proces geïnstalleerd. Makelaars krijgen geen papieren contract meer, maar ontvangen die nu rechtstreeks in hun mailbox. Pas na het ondertekenen van dat contract kan een klant zijn eerste factuur ontvangen. 

‍

Geautomatiseerde facturatie flow

Door op korte tijd fors te groeien, was er een voelbaar gebrek aan focus op een geautomatiseerde facturatie. De hoofdfocus lag op de gebruiker van het platform, waardoor facturatie manueel werd behandeld. Om de foutgevoeligheid hierachter te optimaliseren, werden twee systemen opgezet. Eerst richtten we ons op het detecteren van fouten én het loggen ervan. Nadien werd gefocust op het automatiseren van uitgaande facturen.

‍

Het resultaat

Dankzij de implementatie van de nieuwe processen, kan het team achter Immoscoop hun tijd beter verdelen -tijd die voorheen werd ingezet op brandjes blussen in de interne keuken. Zo kan er nu harder worden ingezet op kwaliteit.

We blikken terug op een succesvolle samenwerking waarbij beide partijen heel wat bijgeleerd hebben. We boekten enorm veel vooruitgang in het verkleinen van foutmarges en verhoogden zo merkbaar de kwaliteit.

‍

Zin om je bedrijf duurzaam te doen groeien? Boek hier een meeting.

‍

‍

‍

‍